Регламенты и инструкции для сотрудников: как писать, чтобы их читали
Регламенты, которые никто не читает, — частая история: длинный документ в общей папке, последний раз обновлённый два года назад. Разбираем, как писать короткие и полезные инструкции, к которым команда действительно обращается.
Команда MasterTeam26 июля 2026 · 2 мин чтения
Что описывать в первую очередь
- процессы, о которых чаще всего спрашивают новички;
- процессы, в которых чаще всего ошибаются;
- то, что знает только один человек в компании.
Структура короткой инструкции
- Зачем — одно предложение о цели процесса.
- Когда — что запускает процесс.
- Шаги — нумерованный список, каждый шаг — одно действие.
- Результат — как понять, что всё сделано правильно.
- К кому обратиться — если что-то пошло не так.
Показывайте, а не описывайте
Скриншот с пометкой понятнее абзаца текста. А запись экрана на две минуты заменяет страницу инструкции: «смотрите, нажимаю здесь, выбираю это». Такое видео можно прикрепить прямо к описанию процесса.
Где хранить
Там, где работа: в проекте «Регламенты» или прямо в шаблонах задач. Документ в дальней папке не открывают, а инструкцию в задаче видят каждый раз, когда выполняют процесс.
Как поддерживать актуальность
- У каждого регламента — владелец.
- Регулярная задача «проверить регламенты» раз в полгода.
- Нашли расхождение — сразу задача на обновление.
Регламенты особенно помогают при онбординге новых сотрудников.
Вопросы и ответы
Сколько регламентов нужно небольшой компании?
Начните с 5–10 самых частых процессов. Полная «база знаний» вырастет постепенно.
Кто должен писать регламенты?
Тот, кто лучше всех знает процесс, а руководитель проверяет понятность. Хороший тест — дать инструкцию новичку.
Как заставить сотрудников читать регламенты?
Делать их короткими, класть рядом с работой и ссылаться на них в задачах вместо повторных объяснений.
Попробуйте MasterTeam бесплатно
Для команды до 5 человек — бесплатно. Список, доска, календарь, таймлайн и отчёты — сразу после регистрации.
