Организация мероприятия: план задач по неделям и чек-лист на день события
Мероприятие — проект с жёстким дедлайном: дату не сдвинешь. Поэтому всё решает план задач по неделям. Разбираем, что и когда делать, чтобы в день события не бегать с горящими глазами.
Команда MasterTeam9 мая 2026 · 2 мин чтения
План по неделям (для события через 2 месяца)
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| 8 недель | Цель, формат, бюджет, дата; бронь площадки |
| 7–6 недель | Программа, спикеры, подрядчики (кейтеринг, техника, фото) |
| 6 недель | Страница события и регистрация |
| 5–2 недели | Продвижение, рассылки, партнёры |
| 2 недели | Финальная программа, раздаточные материалы, навигация |
| 1 неделя | Подтверждение подрядчиков, репетиция, напоминания участникам |
| День события | Чек-лист ниже |
| +1 неделя | Благодарности, материалы, опрос, итоги |
Чек-лист дня события
- Техника и звук проверены за 2 часа до начала.
- Стойка регистрации, списки, бейджи.
- Навигация по площадке.
- Тайминг у ведущего и спикеров.
- Контакты всех подрядчиков у координатора.
- Фотограф знает ключевые моменты.
Роли
У каждой линии — один ответственный: площадка, программа, продвижение, регистрация, день события. Координатор видит все линии в одном проекте. Как распределить ответственность — в статье RACI-матрица.
После события
Самая недооценённая часть — итоги: что сработало, что нет. Запишите выводы и обновите шаблон проекта к следующему мероприятию. См. ретроспектива.
Questions and answers
За сколько начинать подготовку?
Корпоратив — за 1–2 месяца, конференцию — за 3–6, выставку — за полгода и больше.
Что чаще всего забывают?
Регистрацию и напоминания участникам, навигацию на площадке и контакты подрядчиков в день события.
Как вести бюджет мероприятия?
Таблицей для расчётов, а задачами — оплаты и договорённости с подрядчиками со сроками.
Попробуйте MasterTeam бесплатно
Для команды до 5 человек — бесплатно. Список, доска, календарь, таймлайн и отчёты — сразу после регистрации.
