Задачи офис-менеджера: как держать хозяйство офиса под контролем
Закончилась вода, сломался принтер, через час придут гости, а продлить договор аренды надо было ещё вчера. Офис-менеджер держит в голове сотню мелочей, и каждая важна для кого-то. Разбираем, как перенести их в систему.
Команда MasterTeam16 октября 2026 · 2 мин чтения
Заявки от сотрудников
«Купи мышку», «не работает кондиционер» — в коридоре и в личке такие просьбы теряются. Договоритесь: всё хозяйственное — задачей в проекте «Офис». Сотрудник видит, что заявку приняли и когда её выполнят, а офис-менеджер видит все просьбы списком.
Регулярные дела
| Задача | Как часто |
|---|---|
| Проверить запасы: вода, кофе, канцелярия, бумага | Раз в неделю |
| Оплата аренды, интернета, клининга | Раз в месяц |
| Обслуживание кондиционеров, кулеров | Раз в квартал |
| Продление договоров | За месяц до окончания |
| Поздравления сотрудников с днём рождения | По календарю |
Всё это — повторяющиеся задачи, которые сами появляются в срок.
Подрядчики
Список подрядчиков с контактами — в описании проекта или отдельной задаче. Каждая поломка — задача с фото, которая закрывается, когда подрядчик всё починил. Видна история: какое оборудование ломается постоянно.
Гости и мероприятия
Встреча гостей — задача со сроком и чек-листом: пропуск, переговорная, вода, парковка. Корпоратив — отдельный проект, см. организация мероприятия.
Если офис-менеджер ушёл в отпуск
Всё в задачах — значит, коллега, который его подменяет, открывает проект и видит, что срочно. Подробнее — в статье о передаче дел.
Вопросы и ответы
Как приучить сотрудников ставить заявки, а не писать в личку?
Отвечайте на просьбу в личке ссылкой на созданную задачу. Через пару недель начнут ставить сами.
Нужна ли офис-менеджеру отдельная программа?
Обычно нет: проект «Офис» с заявками и регулярными задачами покрывает почти всё.
Как вести бюджет на хозяйство?
В таблице у бухгалтерии. В задачах — ссылка на счёт и отметка об оплате.
Попробуйте MasterTeam бесплатно
Для команды до 5 человек — бесплатно. Список, доска, календарь, таймлайн и отчёты — сразу после регистрации.
