Как вести несколько проектов одновременно и ничего не упустить

Правило 1. Один сервис для всех проектов

Когда каждый проект живёт в своей таблице или чате, невозможно увидеть общую картину. Все проекты — в одном рабочем пространстве: тогда задачи человека из разных проектов собираются в одном списке.

Правило 2. «Мои задачи» — главный экран исполнителя

Сотруднику не нужно открывать пять проектов, чтобы понять, что делать. В «Моих задачах» видно всё, что назначено ему, со сроками — из всех проектов сразу.

Правило 3. Приоритеты между проектами

Если два проекта требуют одного человека одновременно, решать должен руководитель, а не исполнитель. Раз в неделю расставляйте приоритеты проектов и отражайте их в приоритетах задач. Подход — в статье про матрицу Эйзенхауэра.

Правило 4. Статус проекта одной строкой

У каждого проекта — статус: «В графике», «Есть риски», «Отстаёт», «На паузе». Руководитель видит, где нужен его внимание, без долгих отчётов.

Правило 5. Нагрузка людей

Перегруз одного человека тормозит сразу несколько проектов. Отчёт по нагрузке показывает, у кого больше всего открытых и просроченных задач, — нагрузку можно перераспределить раньше, чем сорвутся сроки.

Еженедельный обзор за 30 минут

1. Пройдите статусы всех проектов.
2. Посмотрите просроченные задачи и решите, что с ними делать.
3. Проверьте нагрузку людей на неделю вперёд.
4. Обновите приоритеты и сроки.

Как организовать рабочее пространство

• Один проект — один клиент или одна цель. Не смешивайте в одном проекте разные заказы.
• Избранное. Добавьте в избранное 3–5 проектов, с которыми работаете чаще всего.
• Отделы. Разложите людей по отделам — так проще находить нужных исполнителей.
• Приватные проекты. Финансы, HR и переговоры закройте от тех, кому их видеть не нужно.

Как не перегрузить людей

Самая частая ошибка — каждый руководитель проекта ставит задачи одному и тому же сильному сотруднику. Через месяц он перегружен и срывает сроки везде.

1. Раз в неделю смотрите в отчёте, у кого больше всего открытых задач.
2. Договоритесь о лимите задач «в работе» на человека.
3. Конфликт приоритетов решает руководитель, а не исполнитель.

Признаки, что проектов слишком много

• Сроки срываются сразу в нескольких проектах
• Задачи неделями «в работе» без движения
• Руководитель узнаёт о проблемах от клиентов
• Новые проекты стартуют быстрее, чем завершаются старые

Иногда лучшее решение — поставить один проект на паузу и довести до конца остальные.

Հարցեր և պատասխաններ