Как перестать терять задачи в рабочих чатах

Почему чат — плохое место для задач

• Сообщение уходит вверх и через час его не видно.
• У «задачи» в чате нет исполнителя и срока — только «кто-нибудь».
• Нельзя понять, сделано ли, не спросив в том же чате.
• Файлы и договорённости разбросаны по разным перепискам.

Правило: обсуждаем в чате — договорились → задача

Чат остаётся для быстрых вопросов и общения. Но как только звучит «нужно сделать», кто-то ставит задачу с исполнителем и сроком и кидает в чат ссылку на неё.

Правила рабочего общения

1. Задачи — только в таск-менеджере. В чате — ссылка.
2. Обсуждение задачи — в её комментариях, с упоминанием через @.
3. Срочное — личным сообщением или звонком, а не в общем чате.
4. Один канал на проект, а не десять чатов «по теме».
5. Файлы — в задаче, а не в переписке.

Сообщения рядом с задачами

Удобнее всего, когда переписка и задачи в одном сервисе. В MasterTeam есть сообщения проекта и личные переписки: обсуждение не уходит в отдельный мессенджер, а задачу можно поставить прямо по итогам разговора.

О новых упоминаниях и назначениях человек узнаёт во «Входящих», на почте или в Telegram — ничего не теряется.

Как перевести команду из чатов

1. Начните с одного проекта, а не со всей компании.
2. Руководитель сам ставит задачи только в сервисе — команда повторит.
3. На вопрос в чате «а где…?» отвечайте ссылкой на задачу.
4. Через месяц заархивируйте старые «рабочие» чаты.

Подробнее о выборе сервиса — в статье как выбрать таск-менеджер для команды.

Что писать в чат, а что — задачей

Сколько времени съедают чаты

Каждое уведомление отвлекает, а вернуться к сложной задаче после переключения занимает время. Когда задачи живут в чатах, люди вынуждены читать всё подряд, чтобы не пропустить своё. В таск-менеджере человек получает уведомления только о том, что касается его: назначения, упоминания, комментарии к его задачам.

Шаблон правил для команды

1. Задачи ставим только в MasterTeam — в чате пишем ссылку.
2. Вопросы по задаче — в её комментариях.
3. Срочное — звонок или личное сообщение.
4. Файлы прикладываем к задаче.
5. Отвечаем на упоминания в течение рабочего дня.

Закрепите правила в описании проекта или в общем канале — новички будут видеть их с первого дня.

Questions and answers