Как проводить планёрку за 15 минут и не тратить время команды

Зачем нужна планёрка

Не для отчёта руководителю — для этого есть задачи и отчёты в сервисе. Планёрка нужна, чтобы синхронизироваться: увидеть общую картину, найти, где кто-то застрял, и договориться о приоритетах.

Структура на 15 минут

1. 1 минута — цель встречи и главный приоритет недели.
2. 10 минут — каждый участник отвечает на три вопроса (по минуте на человека).
3. 3 минуты — фиксация решений: новые задачи, исполнители, сроки.
4. 1 минута — что обсуждаем отдельно после планёрки и кто в этом участвует.

Три вопроса участникам

• Что я сделал с прошлой планёрки?
• Что сделаю до следующей?
• Что мне мешает?

Планёрка у доски

Удобнее всего проводить её, открыв Канбан-доску проекта на общем экране. Идите по колонкам справа налево: сначала то, что почти готово, потом то, что в работе, и только потом новое.

Фильтр по исполнителю показывает задачи конкретного человека, когда он отвечает на три вопроса.

Ежедневная или еженедельная?

Регулярную планёрку удобно оформить повторяющейся задачей, например «Планёрка отдела — по понедельникам в 10:00». Она будет появляться сама. Подробнее — в статье о регулярных задачах.

Частые ошибки

• Обсуждать решение проблемы всей командой.
• Не фиксировать договорённости — через неделю их никто не помнит.
• Опаздывать и переносить: ритм важнее идеальной программы.

Роль ведущего

У планёрки должен быть ведущий — не обязательно руководитель. Его задачи:

• начать вовремя, даже если кто-то опаздывает;
• останавливать обсуждения «в глубину» и переносить их на отдельную встречу;
• следить, чтобы договорённости сразу становились задачами с исполнителем и сроком.

Сценарий еженедельной планёрки на 30 минут

1. 5 минут — статусы проектов: что в графике, что с рисками.
2. 10 минут — просроченные задачи: почему и что делаем.
3. 10 минут — приоритеты на неделю и распределение новых задач.
4. 5 минут — вопросы, которым нужна отдельная встреча.

Удалённая планёрка

В видеозвонке легче отвлечься, поэтому правила строже: включённые камеры, общий экран с доской или отчётом и строгий таймер. Участники заранее обновляют статусы своих задач — тогда на встрече обсуждают только проблемы.

Как понять, что планёрка работает

• Длится не дольше запланированного
• После неё у задач появляются исполнители и сроки
• Участники приходят без напоминаний
• Проблемы всплывают раньше, чем срываются сроки

Вопросы и ответы