Правки от клиентов без хаоса в мессенджерах: как навести порядок в веб-студии

Откуда берётся хаос с правками

Клиенту удобно писать туда, где он уже сидит, — в мессенджер. В результате правки приходят:

• разными сообщениями в разное время, иногда — голосом;
• со скриншотами без указания, что именно не так;
• в общий чат, где их видят все, а делать не поручено никому;
• с противоречиями: вчера просили синий, сегодня — «как было».

Итог: часть правок теряется, клиент недоволен, а команда тратит часы на поиск «того самого сообщения».

Главное правило: одна правка — одна задача

Каждая правка превращается в отдельную задачу с исполнителем, сроком и статусом. В задаче — описание, скриншот и вся переписка по ней. Тогда видно, что принято в работу, что сделано, а что ждёт ответа клиента.

Форма для клиента: правки сразу становятся задачами

Лучше всего, когда клиент оставляет правки сам — но не в чат, а через простую форму по ссылке. В MasterTeam у проекта есть «Форма для клиента»:

1. Вы включаете форму в настройках проекта и отправляете клиенту ссылку.
2. Клиент описывает, что поменять, и прикладывает скриншот — на нём можно отметить место стрелкой или номером.
3. В проекте сразу появляется задача, команда получает уведомление.
4. Статус своих заявок клиент видит на той же странице — без вопросов «ну что, сделали?».

Готовое сообщение, которое можно отправить клиенту вместе со ссылкой:

Здравствуйте! Все правки по проекту теперь можно оставлять здесь: [ссылка]. Опишите, что поменять, и приложите скриншот — на нём можно отметить место стрелкой. Статус каждой правки будет виден на той же странице.

Клиент в проекте — гостем

Если клиент участвует активнее — согласовывает макеты, отвечает на вопросы, — пригласите его в проект гостем. Гость:

• видит только свой проект — не видит других клиентов и внутренних задач;
• комментирует задачи и прикладывает файлы;
• не занимает место на тарифе — гости бесплатны.

Обсуждение, которое не относится к конкретной задаче, удобно вести в сообщениях проекта — так переписка с клиентом не смешивается с личными чатами.

Процесс работы с правками по шагам

1. Приём. Правки приходят через форму или от гостя в проекте — сразу задачами.
2. Разбор. Менеджер раз в день проходит новые задачи: уточняет, ставит исполнителя, срок и приоритет.
3. Работа. Исполнитель видит правку в «Моих задачах», задаёт вопросы прямо в комментариях.
4. Проверка. Сделанная правка уходит в колонку «На проверке у клиента».
5. Закрытие. Клиент подтверждает — задача выполнена, история сохраняется.

Для регулярного — например, ежемесячного отчёта клиенту — поставьте повторяющуюся задачу: она создастся сама после выполнения.

Что изменится для студии

• Ни одна правка не теряется: у каждой есть исполнитель и статус
• Клиент видит прогресс и реже спрашивает «когда»
• Спорные моменты решаются по истории задачи, а не по памяти
• Руководитель видит загрузку команды по всем клиентам

Удобно вести такие проекты на Канбан-доске с колонками «Бриф → В работе → У клиента на проверке → Правки → Сдано».

Как договориться с клиентом о правках

• Количество кругов правок — в договоре или в начале проекта: например, два круга по макету.
• Сроки ответа — сколько дней у клиента на проверку, чтобы проект не стоял.
• Что считается правкой, а что новой задачей — изменение цвета кнопки и новая страница стоят по-разному.
• Один канал — форма или проект, а не пять мессенджеров.

Как вежливо перевести клиента из мессенджера

Клиенты не любят менять привычки, поэтому объясните выгоду для них: «Так ни одна ваша правка не потеряется, а статус каждой будет виден на одной странице». Первые недели можно переносить его сообщения в задачи самим и отвечать ссылкой — клиент быстро увидит, что так удобнее.

Перед сдачей сайта пригодится чек-лист запуска из 30 пунктов.

Questions and answers

Попробуйте MasterTeam бесплатно

Для команды до 5 человек — бесплатно. Список, доска, календарь, таймлайн и отчёты — сразу после регистрации.

Start for free