Как ставить задачи сотрудникам, чтобы их выполняли в срок

Почему задачи не выполняются

Если задача «зависла», причина почти всегда в одном из пунктов:

• непонятен результат — исполнитель сделал «что-то», но не то, что ждали;
• нет срока — «как будет время» обычно значит «никогда»;
• нет одного ответственного — задача поставлена «отделу» или в общий чат;
• нет контекста — зачем это нужно, где материалы, кого спросить;
• задача потерялась — её поставили голосом или в переписке, и через неделю её никто не помнит.

Из чего состоит хорошая задача

1. Название-действие

Начинайте с глагола и называйте результат: не «Сайт», а «Сверстать страницу „Цены“ по макету». По названию в списке должно быть понятно, что сделать.

2. Ожидаемый результат

Опишите, как понять, что задача выполнена: «страница открывается на телефоне, цены совпадают с прайсом, форма отправляет заявку на почту». Это главный пункт — он снимает 80% вопросов.

3. Один исполнитель и срок

У задачи — один ответственный. Если работают несколько человек, разбейте её на подзадачи, у каждой свой исполнитель. Срок — конкретная дата, а не «на неделе».

4. Контекст и материалы

Приложите макет, ссылку, скриншот, пример. Объясните, зачем это нужно: человек, понимающий цель, принимает лучшие решения сам.

5. Приоритет

Если у сотрудника десять задач, он должен знать, какая важнее. Отметьте приоритет — высокий, средний или низкий.

Шаблон постановки задачи

Что сделать: …
Зачем: …
Результат — как поймём, что готово: …
Материалы: ссылки, файлы, скриншоты
Срок: дата · Исполнитель: один человек · Приоритет: …

Скопируйте шаблон в описание задачи — через неделю команда привыкнет писать так же.

Как контролировать без микроменеджмента

• Не спрашивайте «как дела?» в чате. Статус, комментарии и файлы видны в самой задаче.
• Договоритесь о промежуточных точках для больших задач: подзадачи со своими сроками.
• Смотрите на просрочки, а не на людей. Сервис сам напомнит исполнителю о сроке сегодня или завтра и покажет просроченные задачи в отчётах.
• Обсуждайте в комментариях к задаче, а не в личке — так история решений не теряется.

Частые ошибки руководителя

• Ставить задачи голосом или в коридоре — их не за что «зацепить» через неделю.
• Менять требования на ходу, не фиксируя изменения в задаче.
• Назначать одну задачу двоим — каждый будет думать, что делает другой.
• Не закрывать петлю: сделанную задачу нужно принять или вернуть с конкретным комментарием.

Дальше по теме: постановка задач по SMART и как делегировать задачи.

Примеры: как переписать задачу

Во всех примерах «стало» ответ на вопрос «что считается готовым» есть прямо в формулировке. Исполнителю не нужно угадывать, а руководителю — переделывать.

Как вести диалог по задаче

Даже хорошо поставленная задача вызывает вопросы. Важно, где на них отвечают:

• Вопросы и уточнения — в комментариях к задаче. Через месяц будет понятно, почему решили именно так.
• Изменение требований — правкой описания, а не только сообщением. Описание должно отражать текущую договорённость.
• Перенос срока — сменой даты в задаче с коротким комментарием «почему». Тогда отчёты показывают реальную картину.
• Результат — файлом или ссылкой в задаче, а не в личной переписке.

Если упомянуть коллегу через @ в комментарии, он получит уведомление во «Входящих», на почте или в Telegram и не пропустит вопрос.

Как принимать выполненную задачу

Петля «поставил — сделали — принял» должна закрываться. Когда исполнитель отмечает задачу выполненной, постановщик узнаёт об этом сам. Дальше два варианта:

1. Всё в порядке — короткое «спасибо» в комментарии. Признание работает лучше, чем кажется.
2. Нужно доработать — верните задачу в работу и напишите, что именно не так. На скриншоте можно отметить место стрелкой или номером шага — это быстрее и точнее длинного текста.

Questions and answers